ترجمه مقاله سیستم اطلاعات مدیریتی (MIS) به همراه متن انگلیسی
سیستم های اطلاعات مدیریتی (MIS) به آن دسته از سیستم های اطلاعاتی اطلاق می گردد که معمولا بر اساس کامپیوتر استوار بوده ودر داخل یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرد . شبکه جهانی از سیستم اطلاعاتی به عنوان سیستمی یاد می کند که شامل شبکه همه کانالهای اطلاعاتی می باشد که در داخل یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرد . همچنین می توان سیستم اطلاعات مدیریتی را به عنوان سیستمی تعریف کرد که به جمع آوری و پردازش
اطلاعات پرداخته و این اطلاعات را در اختیار مدیران قرار داده تا از آن در جهت تصمیم گیری ، برنامه ریزی ، اجرای برنامه و نظارت استفاده نمایند . یک سیستم اطلاعاتی مشتمل بر همه بخشهایی است که به گردآوری ، پردازش و اشاعه اطلاعات می پردازند . معمولا این سیستم شامل سخت افزار ، نرم افزار ، انسانها ، سیستم های ارتباطی مانند خطوط تلفن و اطلاعات می باشند . فعالیت هایی که در این سیستم صورت می گیرد عبارتند از وارد کردن داده ها ، پردازش داده به اطلاعات ، ذخیره سازی داده ها و اطلاعات و تولید خروجی هایی از قبیل گزارشات مدیریتی .
از سیستم اطلاعات تحت عنوان مدیریت تکنولوژی اطلاعات یاد می شود .معمولا مطالعه سیستم های اطلاعاتی جزء رشته مدیریت بازرگانی بوده و شامل برنامه ریزی و اجرای برنامه های نرم افزاری می شود . بنابراین حوزه از مطالعات با دانش کامپیوتر یا مهندسی کامپیوتر اشتباه شود . دانش کامپیوتر از نظر ماهیت بیشتر نظری بوده و در رابط با تولید نرم افزار می باشد و مهندسی کامپیوتر نیز بیشتر بر طراحی سخت افزار های کامپیوتری تمرکز دارد .
در بازرگانی سیستمهای اطلاعاتی روشها و عملکردهای تجاری ، تصمیم گیری و استراتژی های رقابتی را پشتیبانی می کند .
فهرست مطالب :
1 – نقش حمایت کاربردی
۲- نقش حمایت از تصمیم
۳- نقش حمایت از تصمیم
۴- نقش تنظیم کننده عملکرد
۵- MIS به عنوان یک ناهنجاری انعطاف پذیر
۶- توسعه تاریخی
۷- برخی از برنامه های شناخته شده فعلی در سیستم های اطلاعاتی
۸- انجمن ها و گروهها
۹- منابع اطلاعات در MIS
نقش حمایت کاربردی
روش ها و عملکردهای تجاری از عملی پشتیبانی می کند که به عنوان اساسی ترین کارکرد محسوب می گردد . این عملکردها شامل جمع آوری ، ثبت ، ذخیره
سازی و پردازش اطلاعات می باشد . سیستم های اطلاعاتی به یکی از روشهای زیر از روش ها و عملکردهای تجاری پشتیبانی می کند .
ثبت و ذخیره سازی داده های فروشی ، داده های خرید ، داده های سرمایه گذاری ، داده های کل و دستمزد پرداختی و سایر دفاتر حسابداری
پردازش این دفاتر حسابداری در گزارش های در آمد ، ترازنامه ، دفاتر حساب ، گزارشهای مدیریت و سایر گونه های اطلاعاتی مالی
ثبت و ذخیره سازی داده های فهرست موجودی ،پردازش داده ها ، اصلاح دانش و حفظ و نگهداری داده ها فراهم کردن زنجیره داده ها و سایر دفاتر تولید عملکرد
پردازش این دفاتر عملکرد در طرح های تولیدی ، ناظران تولید ، سیستم های فهرست موجودی و سیستم های تنظیم کننده تولید :
ثبت و ذخیره سازی داده های مربوط به کارکنان ، داده های مربوط به حقوق کارکنان ، تاریخچه اشتغال و سایر دفاتر منابع انسانی
پردازش دفاتر منابع انسانی در گزارشات هزینه کارمندان و عملکرد هایی که بر اساس این گزارشات می باشد .
ثبت و ذخیره سازی داده های بازار شرح حال خریدار ، تاریخچه خرید مشتری ، داده های مربوط به تحقیق بازاریابی ، داده های مربوط به تبلیغات بازرگانی و سایر دفاتر بازرایابی
پردازش این دفاتر بازاریابی در گزارشات انعطاف پذیری تبلیغات بازرگانی ، طرح های بازاریابی و گزارشات فعالیت فروش
ثبت و ذخیره سازی داده های مربوط به دانش تجارت ، داده های مربوط به بررسی و تحلیل رقبا و داده های صنعت اهداف گروهی و سایر دفاتر استراتژیک مدیریتی
پردازش این دفاتر استراتژیک مدیریتی در گزارشات روش مالی صنعتی ، گزارشات سهام بازار ، گزارشات مربوط به اهداف عمده و الگوهای مربوط به موجودی اوراق بهادار
به کاربران همه موارد بالا در اجرا ، نظارت و تنظیم برنامه ها ، استراتژیها ، روشها ، تولیدات جدید ، الگوهای تجاری جدید یا معاملات جدید تجاری
نقش حمایت از تصمیم
نقش حمایت تصمیم گیری تجاری در مقایسه با نقش های حمایت کاربردی یک مرحله فراتر می رود . تصمیم گیری تجاری جزء لاینفک تصمیم گیری محسوب می گردد . این نوع تصمیم گیری امکان مطرح کردن پرسشنامه های چه می شود … را فراهم می سازد . برخی از این سوالات عبارتند از : چه می شود اگر قیمت را ۵ در صد افزایش دهیم ؟ چه می شود اگر قیمت را ۰ در صد افزایشصد افزایش داده و سپس آن را به مدت ۳ ماه به میزان ۵ درصد کاهش دهیم ؟ همچنین تصمیم گیری های تجاری امکان پرداختن به این احتمالات را فراهم می نماید : اگر تورم به میزان ۵ درصد افزایش یابد (به جای افزایش ۲ درصدی) چه باید کرد ؟ اگر با یک اعتصاب یا تهدید رقابترنامه های پیچیده معمولا ابزارهای آماری تصمیم گیری را در هم ادغام می نماید برخی از این ابزارها عبارتند از تحلیل حساسیت ، تحلیل مونت کارلو ، تحلیل ریسک ، تحلیل زمانی که در آن زمان دخل و خرج برابر شود و تحلیل bayesion به طور مثال اگر برای تصمیم گیری درباره عرضه یک کالای جدید از سیستم اطلاعاتی استفاده می نمایید در این برنامه باید ابزارهای دیگری نیز بهره جست برخی از این ابزارها عبارتند از تحلیل B.C.G تحلیل همبسته ، تحلیل اختلاف مالیات ویژه ، درجه بندی چند بعدی ، تحلیل فاکتوری GE ، تحلیل فاکتور ، تحلیل دسته ، تحلیل ممیز ، توسعه تابع کیفیت و درگرسیون ارجحیت
نقش سیستم پشتیبانی از مبادله تصمیم
سیستم اطلاعاتی قادر به حمایت از وضعیت رقابتی شرکت می باشد . در این جا سه سطح از سطوح تجزیه تجلیل ارائه می گردد :
۱- حمایت به منظور کمک به هدایت زنجیره ارزشهای درونی . این حمایت ها به عنوان جدیدترین و واقع گرایانه ترین سیستم در تحقیقات مدیر به شمار می رود . این حمایت ها راه حلهای کاهش هزینه و مدیریت عملکرد محسوب می شوند و معمولا آن ها را تحت عنوان تحلیل جریان فعالیت تجاری (BWA) یا p2p سیستم های مدیریت بازرگانی می نامند . این حمایت ها تضمین کننده نظارت بر هدایت عملکردهای یک شرکت می باشد . برتری بی وقفه در هزینه های سوء عملکرد باعث فاصله گرفتن از محاسبه ، ارزیابی و حسابرسی می شود . که در ارزشیابی و گزارشهای کیفی ارائه می شود .
۲- همه شرکت های موفق دارای یک یا ۲ عملکرد تجاری می باشند که تحت عنوان مهارتهای اصلی نامیده می شود . چنانچه مهارت اصلی یک شرکت باعث ایجاد یک برتری بلند مدت برای شرکت در بازار شود از این مهارت به عنوان برتری پایدار رقابتی یاد می شود . شرایط لازم برای تبدیل یک مهارت اصلی به برتری پایدار رقابت عبارتند از : دشواری در تقلید آن مهارت ، منحصر به فرد بودن و تداوم مهارت و قابلیت استفاده در چندین موقعیت . برخی از ویژگی های شرکتی که دارای برتری پایدار رقابتی است عبارتند از : کیفیت برتر تولید ، قرار دادهای جامع توزیع ، ارزش فراوان مارک شرکت ، شهرت و اعتبار مثبت شرکت ، روشهای کم هزینه تولید ، حقوق انحصاری و کپی رایت ،
کالاهای انحصاری مورد حمایت دولت ، کارکنان برتر و تیم مدیریتی . فهرست خصوصیات برتری پایدار رقابتی بسیار طولانی است . با این وجود برخی از کارشناسان معتقدند که در جهان رقابتی و متغییر امروز هیچ برتری در بلند مدت حفظ نمی شود آنها عقیده دارند که فقط برتری رقابتی واقعا پایدار قادر به ایجاد سازمانی است که بدون توجه به تغییرات موجود قادر به دستیابی به برتری است . تشکیل می دهد . تغییرات سریع دسترسی به اطلاعات محیط رقابتی را امکان پذیر می سازد . سیستم های اطلاعاتی نیز مانند سیستم های بررسی محیطی تجارت تقریبا از همه برتری های پایدار رقابتی پشتیبانی می کند . گاهی اوقات خود سیستم اطلاعاتی یک برتری رقابتی محسوب می گردد . مثلا wal-mart که برای ادغام کل زنجیره عرضه خود از یک برون شبکه internet استفاده کرد کاربرد این سیستم های اطلاعاتی به مدت ۲ دهه برتری رقابتی را برای سم والتن به ارمغان داشت . یا Dell – computer که به منظور بازاریابی روش مونتاژ کامپیوترهای شخصی از اینترنت استفاده می کرد . در حال حاضر هنوز هم در این روش توزیع و تبلیغ کم هزینه سود سرشاری عاید مایکل دل می گردد . مثالهای دیگری که در این رابطه می تواند ذکر کرد عبارتند از ای بی ، آمازون دات کام ، فدرال اکسپرس در باره روند فعالیت تجاری .
نقش تنظیم کننده عملکرد
(MIS) سیستم اطلاعات مدیریتی صرفا آماده تجزیه تحلیل داده نمی باشد بلکه باید آن ها را به عنوان ابزار MBO (مدیریت از طریق اهداف) مورد استفاده قرار داد . سیستم های اطلاعاتی ما را در موارد زیر یاری می رساند :
تعیین اهداف وابسته و سنجش پذیر
تنظیم نتایج و عملکردها
هشدار به همه مدیران در هر سطحی از سازمان ، این هشدارها در ارتباط با تناقض میان نتایج و اهداف بودجه های از پیش تعیین شده است .
MIS به عنوان یک ناهنجاری انعطاف پذیر
برای شرکتی که در تکنولوژی اطلاعات سرمایه گذاری کرده است چندین راه وجود دارد تا به منظور ایجاد رشد یا حفظ انعطاف پذیری ناهنجاری این سرمایه گذاری را با رهن گذاری جور کند .
۱- سرمایه گذاری IT (تکنولوژی اطلاعات) که از مهارت اصلی شرکت حمایت می نماید . شرکتهای موفق تمایل دارند که از یک یا دو مهارت اصلی برخوردار باشند که در مقایسه با سایر این مهارت ها را بهتر انجام دهند . این مهارت ها طیف وسیعی از فعالیت ها را شامل می گردد که این طیف از توسعه کالاهای جدید یا خدمات خریدار را در بر می گیرد . معمولا تکنولوژی اطلاعات داده مهمی در این مهارت اصلی محسوب می شود . سرمایه گذاری IT در یکی از مهارت های اصلی شرکت مانع مهمی در ورود به شمار می رود .
۲- سرمایه گذاری IT در شبکه های زنجیره عرضه شرکتهایی که بخشی از یک زنجیره عرضه ادغام شده هستند به عرضه کنندگان اعتماد دارند . معمولا این اعتماد پذیری باعث زمان تحویل سریعتر ، تحویل بدون اشکال و یک عرضه تضمین شده می گردد . همچنین این حس با اعتماد تخفیف قیمت و رفتارهای خاص دیگری را در پی دارد . ناتوانی تازه واردان جدید در سیستم مدیریت موجودی زنجیره عرضه به عنوان مانع اصلی ورود محسوب می گردد .
۳- سرمایه گذاری IT مدیریت شبکه توزیع سرمایه گذاری در سیستم های مدیریت شبکه توزیع نیز مانند سایر شبکه های عرضه کننده تضمین کننده زمان تحویل سریع تر ، تحویل بدون اشکال و رفتارهای خاص دیگر است . سرمایه گذاری در تکنولوژی اطلاعات و تجربه نحوه استفاده آن به عنوان مانع اصلی ورود محسوب می گردد . وقتی سیستم مدیریت شبکه توزیع اعضا می باشد . می توان دسترسی به خرده فروشان را تحت کنترل داشت .
۴- سرمایه گذاری IT در ارزش ویژه مدرک معمولا شرکتها مبالغ هنگفتی را صرف تبلیغات مارک می نمایند . این کار با سرمایه گذاری در بازاریابی سیستم های اطلاعاتی و سیستم مدیریت روابط خریدار تسهیل می شود . یک مارک خوب و معروف نیز مانع دشواری برای ورود محسوب می گردد.
۵- سرمایه گذاری IT در فرآیند تولید سیستم های تولید به عنوان یک ضرورت در مدیریت تولید انبوه به شمار می رود . سیستم های خودکار مقرون به صرفه ترین روش برای سازماندهی فرایند های تولید انبوه می باشد .
این شرکت ها قادرند که در تبلیغ ، خرید و فروش به اقتصاد معیار و در توزیع و تبلیغ ، بودجه کاهش یافته هزینه های غیر تولیدی در هر واحد و کوتاه تر شدن زمانی که دخل و خرج با هم برابر می شود به اقتصاد هدف دست یابند . این برتری مطلق هزینه نیز به عنوان یکی از موانع اصلی ورود به شما می رود .
۶- سرمایه گذاری IT در فرآیند های تولید سرمایه گذاری در IT انعطاف پذیری شرکت را در سطح تولید سرتاسری امکان پذیر می سازد . مایکل پرتر معتقد است که علاوه بر برتری مطلق هزینه ، اقتصاد معیار نیز به عنوان مانع ورود محسوب می شود . زیرا برای شرکتی که در مرحله ای از منحنی هزینه متوسط بلند مدت در حال تولید می باشد ( در حضور اقتصاد معیار) امکان پس انداز هزینه در آینده وجود دارد و همین امکان یکی از موانع ورود محسوب می گردد .
۷- منحنی یادگیری سرمایه گذاری با پول قرضی از تجاربی که در رابطه با IT بهره مند می
گردد . وقتی شرکتی با به کاربردن سیستم های IT به تجربه ای دست می یابد با مجموه ای از بهترین روشها آشنا می شود که سایر شرکت های صنعتی با این روش ها کمابیش آشنا هستند . شرکتهای غیر صنعتی معمولا با جنبه های خاص به کارگیری این سیستم ها آشنایی چندانی ندارند . تازه واردهای جدید در وضع نامساعدی قرار خواهند گرفت مگر این که آن ها بهترین روشهای صنایع و پیشرفت های موجود در شرکت را دوباره تعریف نمایند .
۸- سرمایه گذاری IT در فرایند تولید انبوه کالاهای سفارشی تکنولوژی تولید کنترل شده IT باعث تسهیل تولید کالاهای سفارشی گروهی ، تطابق پذیر ، آشکار یا سطحی می شود . این انعطاف پذیری باعث افزایش دارایی خالص و رضایت خریدار می شود و از آن به عنوان یکی از موانع اصلی ورود یاد می شود .
۹- سرمایه گذاری IT در کامپیوتر به طرح ۶ کمک کرد . سیستم های CAD توسعه سریع و عرضه کالاهای جدید را تسهیل می کند . این موضوع باعث ایجاد تفاوت های اختصاصی کالا می شود . تفکیک محصول نیز به عنوان یک مانع ورود به شمار می رود .
۱۰ – سرمایه گذاری IT در کامپیوتر به طرح ۲ کمک کرد . سیستم های CAD توسعه سریع و عرضه کالاهای جدید را تسهیل می کند . تفاوت های اختصاصی کالا برای ایجاد تناقض میان کالا های رقابتی به کار می رود . این تناقض ها نیز در افزایش هزینه های انتقال خریداران بسیار موثر است. هزینه های بالای انتقال خریدار مانع ارزشمندی برای ورود به شمار می رود .
۱۱- سرمایه گذاری IT در اقتصاد الکترونیک می تواند وب سایت شرکت را برای علایق و انتظارات و نیازهای خریداران اختصاصی کرد . همچنین می توان از وب سایت شرکت در جهت ایجاد مفهوم وحدت و یگانگی استفاده کرد و هر دوی این امور در جهت افزایش صداقت و وفاداری به کار می رود . صداقت خریدار نیز مانع مهمی برای ورود محسوب می شود .
۱۲- سرمایه گذاری IT در برقراری ثبات توازن . شرکتهایی که از نظر تکنولوژی بسیار پیچیده هستند از طریق ارتباطات الکترونیک با خریداران عرضه کنندگان و سایرین تماس برقرار می کنند از ثبات بیشتری برخوردارند . این ظاهر عظیم ثبات نیز مانعی برای ورود محسوب می شود . خصوصا موضوع برای خدمات مالی مصداق پیدا می کند .
۱۳- این حقیقت ساده که سرمایه گذاری IT مستلزم صرف بودجه است باعث شده که از آن به عنوان مانع ورود یاد کنند در واقع هر عاملی که باعث افزایش پیش نیازهای سرمایه گردد به عنوان مانعی برای ورود محسوب می شود .
توسعه تاریخی :
نقش سیستم های اطلاعات تجاری در خلال ۴ دهه گذشته بسیار تغییر یافته است .
در دهه آغازین (۱۹۵۰ و ۱۹۶۰) فقط بزرگترین سازمان ها استطاعت برخورداری از سیستم های الکترونیک پردازش اطلاعات را دارا بودند . از این سیستم ها در جهت ثبت و ذخیره سازی داده های دفتری از قبیل ثبت روزانه ، دفاتر روزانه ویژه و دفاتر حساب استفاده می شد . در واقع این یک نقش حمایت عملکرد محسوب می شد .
با آغاز دهه ۱۹۶۰ از سیستم های اطلاعات مدیریت به منظور ایجاد دام
نه محدودی از گزارشات از پیش تعریف شده مانند گزارشات در آمد ، ترازنامه و گزارشات فروشی استفاده می شد . در حقیقت این سیستم ها در صدد بودن که نقش حمایت تصمیم گیری عمل نمایند اما قادر به انجام چنین کاری نبودند .
با آغاز دهه ۱۹۷۰ سیستم های حمایت تصمیم عرضه شد . این سیستم
های انتخاب از میان چندین گزینش و وضعیت را امکان پذیر می کرد . با به کاربردن این سیستم ها نه تنها کاربر می توانست که به دلخواه خروجی تولیدات خود را ایجاد کند بلکه قادر بود که برای نیازهای ویژه خود برنامه ها را به طرز خاصی بسازد . اگرچه استفاده از این سیستم ها مستلزم صرف هزینه است . به عنوان بخشی از توافق قرار دادی کامپیوترهای بزرگ و به منظور برخورداری دائمی از توسعه دهنده سیستم IBM در سایت باید هزینه ای پرداخت گردد .
پیشرفت عمده ای که دهه ۱۹۸۰ صورت گرفت عبارت بود از محاسبه تمرکززدایی به جای برخورداری از یک کامپیوتر بزرگ برای انجام همه امور در سازمان تعداد زیادی کامپیوتر شخصی مورد استفاده قرار گرفت این بدان معنا است که به جای محول کردن یک وظیفه به بخش کامپیوتر به منظور پردازش دسته و انتظار انجام شدن کار توسط متخصصان هر کاربر کامپیوتری در اختیار دارد که برنامه های آن در راستای اهداف شخصی خود به دلخواه ایجاد می کند . بسیاری از انسان های ضعیف با تغییر پذیری داده سامان های Dos عملکردهای bios و برنامه ریزی دسته DOS به مخالفت
برخاستند . وقتی که افراد از مهارت های جدید خود رضایت حاصل کردند همه اموری را که سیستم قادر به انجام آن ها بود را شناسایی کردند . بر خلاف انتظارها کامپیوترها به جای ایجاد یک اجتماع عاری از کاغذ توده فراوانی از کاغذ را به وجود آوردند ، که اکثر آن ها فاقد ارزش بودند . در دهه ۱۹۸۰ با ارائه سیستم های اجرایی اطلاعات تا حدودی از حجم این اطلاعات کاسته شد . با ارائه این سیستم ها بر کارایی فعالیت ها افزوده شد . در دهه ۱۹۸۰ نخستین کاربرد تجاری روشها
ی تجاری هوش مصنوعی در فرم سیستم های متخصص عرضه شد . این برنامه ها درباره موضوعات بسیار محدودی توصیه هایی را ارائه می کرد . برای اولین بار وعده حمایت تصمیم گیری در دهه ۱۹۶۰ در سیستم های اطلاعاتی مدیریت به کار رفت و به تدریج به بهره وری رسید .
در دهه ۱۹۹۰ سیستم های اطلاعات استراتژیک عرضه شد که عمدتا به خاطر توسعه موضوعات مدیریت استراتژیک توسط متخصصانی چون ام . پرتر ، تی . پیترز ، جی ، ریس ، هلی ، مارکیدس و جی . برنی در دهه ۱۹۸۰ بود . برتری رقابتی به عنوان یک موضوع مهم مدیریتی مطرح می شد ، توسعه دهندگان نرم افزار از ایجاد چنین ابزارهای بسیار خرسند بودند .
در حال حاضر نقش سیستم های اطلاعات تجاری گسترش یافته و حمایت استراتژیک را نیز در بر می گیرد . جدیدترین اقدامی که در این زمینه صورت گرفته عبارتند از : جنبه های تجاری دادن به اینترنت ، رشد اینترنت و اکسترانت.
Management information system
(MIS)
From Wikipedia, the free encyclopedia.
(Redirected from Management Information Systems)
Jump to: navigation, search
Management Information Systems (MIS) are information systems, typically computer-based, that are used within an organization. WordNet describes an information system as “a system consisting of the network of all communication channels used within an organization”. A management information system may also be defined as “a system that collects and processes data (information) and provides it to managers at all levels who use it for decision making, planning, program implementation, and control.” An information system is comprised of all the components that collect, manipulate, and disseminate data or information. It usually includes hardware, software, people, communications systems such as telephone lines, and the data itself. The activities involved include inputting data, processing of data into information, storage of data and information, and the production of outputs such as management reports.
As an area of study it is commonly referred to as information technology management. The study of information systems is usually a commerce and business administration
discipline, and frequently involves software engineering, but also distinguishes itself by concentrating on the integration of computer systems with the aims of the organization. The area of study should not be confused with [Computer Science] which is more theoretical in nature and deals mainly with software creation, or [Computer Engineering], which focuses more on the design of computer hardware.
In business, information systems support business processes and operations, decision-making, and competitive strategies.
Contents
[hide]
• ۱ The functional support role
• ۲ The decision support role
• ۳ The communication decision support system role
• ۴ The performance monitoring role
• ۵ MIS as an elastic anomaly
• ۶ Historical development
• ۷ Some currently well-known programs in information systems
• ۸ Associations and groups
• ۹ Sources of information on MIS
• ۱۰ See also
[edit]
The functional support role
The business processes and operations support function is the most basic. It involves collecting, recording, storing, and basic processing of data. Information systems support business processes and operations by:
• recording and storing sales data, purchase data, investment data, payroll data and other accounting records
• processing these accounting records into income statements, balance sheets, ledgers, management repor
ts, and other forms of financial information
• recording and storing inventory data, work in process data, equipment repair and maintenance data, supply chain data, and other production/operations records
• processing these operations records into production schedules, production controllers, inventory systems, and production monitoring systems
• recording and storing personnel data, salary data, employment histories, and other human resources records
• processing these human resources records into employee expense reports, and performance based reports
• recording and storing market data, customer profiles, customer purchase histories, marketing research data, advertising data, and other marketing records
• processing these marketing records into advertising elasticity reports, marketing plans, and sales activity reports
• recording and storing business intelligence data, competitor analysis data, industry data, corporate objectives, and other strategic management records
• processing these strategic management records into industry trends reports, market share reports, mission statements, and portfolio models
• use of all the above to implement, control, and monitor plans, strategies, tactics, new products, new business models or new business ventures.
[edit]
The decision support role
The business decision making support function goes one step further. It is an integral part of making decisions. It allows users to ask “What if…?” questions: What if we increase the price by 5%? What if we increase price by 10%? What if we decrease price by 5%? What if we increase price by 10% now, then decrease it by 5% in three months? It also allows users to deal with contingencies: If inflation increases by 5% (instead of 2% as we are assuming), then what do we do? What do we do if we are faced with a strike or a new competitive threat?
The most basic and most versatile business decision making tool is the spreadsheet, but spreadsheets are not user friendly. More sophisticated programs often seamlessly incorporate statistical decision making tools like sensitivity analysis, Monte Carlo analysis, risk analysis, break even analysis and Bayesian analysis. If, for example, you are using the information system to decide about a new product introduction, the program should incorporate tools like logit analysis, B.C.G. Analysis, conjoint analysis, contribution margin analysis, multi dimensional scaling, G.E. Multi Factoral analysis, factor analysis, cluster analysis, discriminant analysis, Quality Function Deployment, preference regressions, and preference-rank translations.
[edit]
The communication decision support system role
Information systems can support a company’s competitive positioning. Here are three levels of analysis:
1. The supports for help in piloting the chain of internal value. They are the most recent and the most pragmatic systems within the reach of the manager. They are the solutions to reductions of costs and management of performance. They are typically named “Business Workflow Analysis” (BWA) or of “Business Management Systems p2p”. Tool networks, they ensure control over piloting the set functions of a company. The real-time mastery in the costs of dysfunctions cause distances from accounts, evaluation and accounting that are presented in the evaluation and qualitative reports.
۲٫ All successful companies have one (or two) business functions that they do better than the competition. These are called core competencies. If a company’s core competency gives it a long term advantage in the marketplace, it is referred to as a sustainable competitive advantage. For a core competency to become a sustainable co competition, and applicable to multiple situations. Examples of company characteristics that could constitute a sustainable competitive advantage include: superior product quality, extensive distribution contracts, accumulated brand equity and positive company reputation, low cost production techniques, patents and copyrights, government protected monopoly, and superior employees and management team. The list of potential sustainable competitive advantage characteristics is very long. However, some experts hold that in today’s changing and competitive world, no advantage can be sustained in the long run. They argue that the only truly sustainable competitive advantage is to build an organization that is so alert and so agile that it will always be able to find an advantage, no matter what changes occur.
3. Information systems often support and occasionally constitute these competitive advantages. The rapid change has made access to timely and current information critical in a competitive environment. Information systems, like business environmental scanning systems, support almost all sustainable competitive advantages. Occasionally,
the information system itself is the competitive advantage. One example is Wal-Mart. They used an extranet to integrate their whole supply chain. This use of information systems gave Sam Walton a competitive advantage for two decades. Another example is Dell Computer. They used the internet to market custom assembled PC’s. Michael Dell
is still benefitting from this low-cost promotion and distribution technique. Other examples are eBay, Amazon.com, Federal Express, and Business Workflow Analysis Oberon-bwa.
[edit]
The performance monitoring role
MIS are not just statistics and data analysis. They have to be used as an MBO (Management by Objectives) tool. They help:
• to establish relevant and measurable objectives
• to monitor results and performances (reach ratios)
• to send alerts, in some cases daily, to managers at each level of the organisation, on all deviations between results and pre-established objectives and budgets.
[edit]
MIS as an elastic anomaly
There are numerous ways that a company that has invested in information technology can leverage this investment to create, grow, or maintain elasticity of the anomaly.
1. Leverage IT investment that supports their core competency. Successful firms tend to have one or two core competencies that they can do better than their competitors. It may be anything from new product development to customer service. Information technology is often an important input into this core competency. This IT investment in a company’s core competency can be a significant barrier to entry for other companies.
۲٫ Leverage IT investment in supply chain networks. Firms that are a part of an integrated supply chain system have established relationships of trust with suppliers. This usually ensures quicker deliver times, problem-free delivery and an assured supply. It can also entail price discounts and other preferential treatment. The inability of new entrants to get onto a supply chain/inventory management system can be a major barrier to entry.
۳٫ Leverage IT investment in distribution channel management. As with supplier networks, investment in distribution channel management systems can ensure quicker delivery times, problem free delivery, and preferential treatments. The investment in this technology, and the experience gained in learning how to use it, can be an important barrier to entry. When the distribution channel management system is exclusive, it may give you some control over access to the retailers involved.
4. Leverage IT investment in brand equity. Often firms have invested large sums of money in brand advertising. This is facilitated by investment in marketing information systems and customer relationship management system. An indomitable brand name is a formidable barrier to entry.
۵٫ Leverage IT investment in production processes (1). Information systems have become a necessity in managing large production runs. Automated systems are the most cost efficient way of organizing large scale production processes. These firms can obtain economies of scale in promotion, purchasing, and production; economies of scope in distribution and promotion; reduced overhead allocation per unit; and shorter break-even times more easily. This absolute cost advantage can be an important barrier to entry.
6. Leverage IT investment in production processes (2). Investment in IT allows a
company flexibility in their overall output level. Michael Porter claims that economies of scale are a barrier to entry, aside from the absolute cost advantages they provide. This is because, a company producing at a point on the long-run average cost curve where economies of scale exist has the potential to obtain cost savings in the future, and this potential is a barrier to entry.
7. Leverage learning curve advantages from experience with IT. As a company gains experience using IT systems, they become familiar with a set of best practices that are more or less known to other firms in the industry. Firms outside the industry are generally not familiar with the industry specific aspects of using these systems. New entrants will be at a disadvantage unless they can redefine the industries best practices and leap-frog existing firms.
8. Leverage IT investment in mass customization production processes. IT controlled production technology can facilitate collaborative, adaptive, transparent, or cosmetic customization. This flexibility can increase margins, increase customer satisfaction, and be a significant barrier to entry.
9. Leverage IT investment in computer aided design (1). CAD systems facilitate the speedy development and introduction of new products. This can create proprietary product differences. Product differentiation can be a barrier to entry.
10. Leverage IT investment in computer aided design (2). CAD systems facilitate the speedy development and introduction of new products. Proprietary product differences can be used to create incompatibilities between competing products (as every
computer user knows). These incompatibilities increase consumers’ switching costs. High customer switching costs is a very valuable barrier to entry (Just ask Bill Gates.).
11. Leverage IT investment in E-commerce. Company web sites can be personalized to eac
h customers interests, expectations, and commercial needs. They can also be used to create a sense of community. Both of these tend to increase customer loyalty. Customer loyalty is an important barrier to entry.
12. Leverage IT investment in stability. Technologically sophisticated firms with multiple electronic points of contact with customers, suppliers, and others appear to be more stable. This monumental appearance of stability can be a barrier to entry. This is particularly true in financial services.
13. The simple fact that IT investment requires funds make it a barrier to entry. Anything that increases capital requirements is a barrier to entry.
[edit]
Historical development
The role of business information systems has changed and expanded over the last four decades.
In the incipient decade (1950s and ’60s), “electronic data processing systems” could be afforded by only the largest organizations. They were used to record and store bookkeeping data such as journal entries, specialized journals, and ledger accounts. This was strictly an operations support role.
By the 1960s “management information systems” were used to generate a limited range of predefined reports, including income statements (they were called P & L’s back then), balance sheets and sales reports. They were trying to perform a decision making support role, but they were not up to the task.
By the 1970s “decision support systems” were introduced. They were interactive in the sense that they allowed the user to choose between numerous options and configurations. Not only was the user allowed to customize outputs, they also could configure the programs to their specific needs. There was a cost though. As part of your mainframe leasing agreement, you
typically had to pay to have an IBM system developer permanently on site.
The main development in the 1980s was the introduction of decentralized computing. Instead of having one large mainframe computer for the entire enterprise, numerous PC’s were spread around the organization. This meant that instead of submitting a job to the computer department for batch processing and waiting for the experts to perform the procedure, each user had their own computer that they could customize for their own purposes. Many poor souls fought with the vagaries of DOS protocols, BIOS functions, and DOS batch programming.
As people became comfortable with their new skills, they discovered all the things their system was capable of. Computers, instead of creating a paperless society, as was expected, produced mountains of paper, most of it valueless. Mounds of reports were generated just because it was possible to do so. This information overload was mitigated somewhat in the 1980s with the introduction of “executive information systems”. They streamlined the process, giving the executive exactly what they wanted, and only what they wanted.
The 1980s also saw the first commercial application of artificial intelligence techniques in the form of “expert systems”. These programs could give advice within a very limited subject area. The promise of decision making support, first attempted in management information systems back in the 1960s, had step-by-step, come to fruition.
The 1990s saw the introduction of “strategic information systems”. This was largely because of developments in the subject of strategic management by scholars like M. Porter, T Peters, J. Reise, C. Markides, and J. Barney in the 1980s. Competitive advantage became a hot management topic and software developers were happy to provide the tools.
The role of business information systems had now expanded to include strategic support. The latest step was the commercialization of the Internet, and the growth of intranets and extranets at the turn of the century.
http://en.wikipedia.org/wiki/Management_Information_Systems