مقدمه ای بر کارآموزی
در زمینه اجرای کارآموزی اینجانب در سازمان نقشه برداری کشور درخصوص امکان سنجی، طراحی، ایجاد سیستم انبار اداره تدراکات گزارش حاضر بعنوان «کارآموزی» تهیه شده و جهت نمایاندن تصویر کلی و همه جانبه فعالیتهای اداره تدارک، نه تنها سیستم انبار بلکه کلیه سیستم های موجود مورد شناخت قرارگرفته اند این گزارش حاصل مصاحبه با پرسنل اداره تدارکات و بازدید عینی از فعالیتهای این اداره می باشد. ارتباطات اداره تدارکات بامحیط بیرونی شامل مدیریتها و واحدهای سازمان نقشه برداری و خارج از سازمان نیز دراین گزارش ملحوظ نظر واقع شده است ولی با توجه به گسترش سازمان نقشه برداری و سیستم های اداری و مالی آن سازمان از فعالیتهای اداره تدارکات گزارش تهیه گردیده این گزارش شامل نتایج و ادامه فعالیتهای مذکور در سایر واحدهای سازمان نمی باشد و صرفاً در حیطه فعالیتهای اداره تدارکات تهیه شده است، جهت ارائه بهتر ارتباطات و گردش اطلاعات اداره تدارکات از تکنیک «نمودارهای مفهومی گردش اطلاعات» (DFD) استفاده شده است تاکلیه ارتباطات و ورودیها و خروجیهای سیستم فعلی به سهولت دردسترس خواننده قرار گیرند.
درقسمتهای دیگر گزارش، شرح ورودیها و خروجیها (فرمها، اطلاعات، درخواستها و …) و شرح کلیه فعالیت هریک از واحدهای اداره تدارکات ذکر گردیده است.
قسمت اشکالات و نارسائیها شامل نتیجه گیری از آن بخش ازروشهای انجام کار است که غیرمنطقی و غیراصولی بوده و یا اطلاعات و نحوه گردش اطلاعات جهت انجام صحیح و به موقع امور ناکافی تشخیص داده شده است.
قسمت اول – جایگاه سازمانی و تشکیلات اداره تدارکات
1- جایگاه سازمانی اداره تدارکات درسازمان نقشه برداری کشور
1-1-تدارکات به عنوان یکی از ادارات امور اداری و خدمات درحوزه معاونت مالی اداری سازمان نقشه برداری جای دارد.
ورودیها و خروجیها
سیستم های اداره تدارکات
دراین بخش مجموعه فعالیتهای اداره تدارکات علیرغم منطقی بودن و یا منطقی نبودن ارتباطات به صورت یک سیستم درنظر گرفته شده است و شرح ورودیها و خروجیهای آن به ترتیب زیر می باشد:
| ردیف | شرح ورودیها | از | محتوی |
| 1 | درخواست خرید | مدیریت های واحدهای سازمان | شرح و مشخصات کالای درخواستی، تعداد قیمت، برآوردی، نام متقاضی، تأئید و تصویب مدیریتهای ذیصلاح به اسناد رسمی ارسال می‌گردد |
| 2 | درخواست کالا | مدیریت های واحدهای سازمان | شرح و مشخصات کالای درخواستی تعداد و تاریخ مورد نیاز شماره و تاریخ حواله انبار (توسط قسمت کاردکس تکمیل می شود) |
| 3 | مدارک و اطلاعات هزینه های انجام شده | مدیریتهای واحدهای سازمان | فاکتورهای خرید و هزینه |
| 4 | صورتحساب بانک و اعلامیه‌های بانکی | بانک ملی شعبه نقشه برداری | عملکرد حسابجاری 90001 |
| 5 | اطلاعات سرفصلهای حسابهای هزینه (مواد 21 گانه) وسایر سرفصلها | امور مالی و ذیحسابی | به اداره ی تدارکات ارسال می‌گردد. |
| 6 | چک تجدید تنخواه گردان | امور مالی وذیحسابی | ـــ |
| 7 | فهرست نماینده اسناد هزینه قطعی (پس از امضاء) | امور مالی و ذیحسابی | به اداره‌ی تدارکات ارسال می‌گردد |
| 8 | درخواست خرید (پس از تامین اعتبار) | امور مالی و ذیحسابی | به اداره‌ی تدارکات ارسال می‌گردد |
| 9 | مدارک هزینه های مربوط به خریدهای خارجی | واحد سفارشات خارجی | فاکتورهای حمل هزینه های داخلی مدارک گمرکی |
| 10 | قبض انبار (خریدهای خارجی) | واحد سفارشات خارجی | رسیداقلام (عمدتاً فیلم، کاغذ، و… عکاسی) |
| 11 | صورتحساب خرید | فروشندگان کالا و خدمات | مقدار، مبلغ، شرح کالا و خدمات |
| 12 | آئین نامه دولتی و بخشنامه | سازمان برنامه و بودجه/ سایرنهادهای دولتی | مقررات، دستورالعملها و … |