پیشگفتار
منظور از طرح سیستم اطلاعاتی انبار در کارخانه ، بطور کلی ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالاهای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات .
جزئیات سیستمهای طرح شده در واحدهای مختلف صنعتی با توجه به نوع فعالیت و سازمان داخلی آنها ممکن است با یکدیگر تفاوت داشته باشد ولی نتایج زیر از طرح هر سیتم اطلاعاتی انبار عاید می گردد :
1) ایجاد رابطه های بهتر و منطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات .
2) تسریع عملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب .
3) انجاد کنترلهای بهتر در کارخانه .
4) کمک به شناسائی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه با تنوع آنها .
5) طرح فرمهای مناسبتر برای نگهداری حساب موجودیهای انبار ( مثل کـارت انبـار و… ) .
6) طرح فرمهای بهتر برای نقل و انتقالات کالاهای موجود انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار و …. ) .
7) نگهداری اطلاعات بروز درآمده از وضع موجودیهای انبار که در مقاطع مختلف مورد استفاده قرار می گیرد ( مثلاً برای محاسبه قیمت تمام شده و …. ) .
8) سفارش به موقع کالا و به میزان مورد نیاز به آن .
9) افزایش اطلاعات مدیریت از میزان کالاهای موجود در انبار ، مصرف آنها و مسائل مشابه .
10) ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم وجود سوءاستفاده در موجودیهای انبار .
11) کاهش اشکالات احتمالی ناشی از غیبت افراد شاغل در سیستم ، بخصوص انباردار .
12) کاهش هزینه ها و کارهای زائد اداری از طریق حذف فرمها و یا عملیات غیرضروری.
13) شناسائی کالاهائی که بعلل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقیمانده اند و سبب اتلاف فضای انبار و راکد نگهداشتن قسمتی از سرمایه کارخانه میشوند.
نگاهی اجمالی به سیستم انبار و خرید در شرکت تجهیزات ایمنی راهها و همچنین توضیحاتی مختصر در مورد تاریخچه شرکت و اهداف آن :
شرکت تجهیزات ایمنی راهها در سال 1317 هجری شمسی تأسیس گردید ، این شرکت هنگام تأسیس به نام شرکت سهامی رنگ نامگذاری گردید . با توجه به سوابق این شرکت می توان به عملکرد این شرکت در سالهای اولیه فعالیت اشاره کرد ، از عمده ترین اهداف اصلی این شرکت ساخت وسائل و تجهیزات تخصصی از قبیل ماسک ، لباس ضد حریق و … بود .
اما در حال حاضر تولیدات این شرکت شامل گاردریل کنار جاده ، علائم راهنمائی و رانندگی ، علائم هشداردهنده بازتاب ( رفلکترر ) ، گابیون و … میباشد .
سهام این شرکت تماماً متعلق به دولت میباشد و زیر نظر وزارت راه و ترابری اداره می گردد .
این شرکت دارای هشت انبار میباشد که عبارتند از :
1- انبار مواد اولیه 2- انبار ضایعات 3- انبار لوازم یدکی 4- انبار کالای تجاری 5- انبار محصول 6- انبار ابزار مصرفی 7- انبار سوخت 8- انبار متفرقه .
نقشه هوائی و موقعیت فیزیکی این انبارها پیوست میباشد .
کدینگ در شرکت تجهیزات ایمنی راهها
کدینگ اقلام انبارها در این شرکت ، شامل 10 رقم می باشد که رقم اول و دوم از سمت چپ کد کالا ، بیانگر نوع انبار میباشد ، یعنی انبار مواد اولیه با پیش شماره 11 انبار ضایعات با پیش شماره 12 ، انبار لوازم یدکی با پیش شماره 21 ، انبار کالاهای تجاری با پیش شماره 41 ، انبار محصول با پیش شماره 51 و انبار ابزار مصرفی با پیش شماره 62 ، انبار سوخت با پیش شماره 81 و انبار متفرقه با پیش شماره 91 شروع می شوند .
پس از دو رقم اول از سمت چپ چهار رقم بعدی صرفاً برای گسترش انبار برای آینده پیش بینی شده است و به اصطلاح باز می باشد و پس از آن رقم هفتم و هشتم نشانگر نوع جنس کالا می باشد و در آخر دو رقم پایانی بیانگر واحد شمارش یا اندازه گیری کالا میباشد . یعنی اگر دو رقم آخر کد کالایی 01 باشد واحد اندازه گیری آن کالا کیلوگرم است و همچنین 02 نشانگر عدد ، 03 متر ، 07 لیتر ، 08 قوطی ، 09 یارد ، 10 دست ، 12 جلد ، 13 اصله ، 14 جین ، 15 شاخه و 16 رول میباشد .
بعنوان مثال اگر کد کالایی 6202400402 باشد از رقم 62 مشخص می شود که این کالا در انبار ابزار مصرفی میباشد و اعداد 0240 باز میباشد و اعداد 04 نشانگر نوع ابزار مثلاً سنگ برش میباشد و اعداد 02 نشانگر این است که واحد شمارش این کالا عدد میباشد .
نحوه ورود جنس به انبار
در شرکت « تجهیزات ایمنی و راهها » ورود کالا به انبار بدین صورت است که استفاده کننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مانند مصرفی بودن ، ملزومات ، مواد اولیه و … فرمی به نام درخواست کالا تنظیم مینماید و با ذکر نام خود و نام واحد درخواست کننده ، شرح و تعداد جنس مورد نیاز خود را اعلام می نماید و پس از استعلام از انبار مبنی بر نبود این جنس در انبار ، جهت خرید به واحد تدارکات ارجاع می گردد . واحد تدارکات نیز پس از طی مراحل قانونی ( دریافت استعلام بها ، پیش فاکتور و … ) نسبت به خرید جنس مورد نظر اقدام می نماید و جنس خریداری شده وارد انبار شده و برای آن رسید انبار صادر می شود . رسید انبار در سه نسخه ( یک نسخه 3 برگی ) تنظیم می گردد که یک نسخه از این برگها نزد آورنده جنس ( تحویل دهنده ) ، یک نسخه نزد تحویل گیرنده ( انبار ) و نسخه دیگر هم به همراه فاکتور ، درخواست خرید ، استعلام بها و غیره جهت ثبت و تنظیم سند خرید تحویل امور مالی می گردد .
همچنین در این شرکت برای خروج جنس از انبار ، ابتدا تکمیل فرم درخواست کالا توسط واحد متقاضی جنس صورت می گیرد و در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر می گردد و پس از تکمیل و تأئید حواله مربوطه جنس مذکور به تعداد ( یا مقدار ) حواله شده از انبار خارج می گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نیز توسط انباردار یا مسئول انبار صادر می گردد .
1- حواله : جهت خروج کالا از انبار مجوزی بنام حواله صادر می گردد . حواله انبار شامل : ردیف ، کد کالا ، شرح جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد که در سه نسخه تنظیم می گردد . نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم برای تحویل گیرنده میباشد ، همچنین حواله انبار دارای کد انبار ، شماره سریال حواله ، نام واحد درخواست کننده و تاریخ میباشد که توسط رئیس اداره انبارها (مسئول ابنارها ) و انباردار و تحویل گیرنده امضاء می گردد . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .
2- رسید : جهت ورود کالا به انبار مجوزی بنام رسید انبار صادر می گردد ، قسمتهای اصلی رسید انبار عبارتند از : ردیف ، کد جنس ، نام جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد که در سه نسخه تنظیم می گردد ، نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم هم برای تحویل دهنده جنس ( واحد تدارکات ) است . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .
1- دفاتر انبار
برای کنترل عملیات ورود و خزوج کالا در انبار ، در گذشته ابتدا از دفاتری بنام دفتر واردات و دفترصادرات و همچنین دفتر راهنمای اقلام انبار استفاده می شد با گذشت زمان از یک دفتر برای واردات و صادرات انبار استفاده می شد که آنهم با ورود کارت انبار ( سیستم کاردکس ) منسوخ گردید .
دفتر واردات : این دفتر به ثبت مشخصات کالاهای وارده به انبار اختصاص دارد . مشخصات کالا و اطلاعاتی که لازم است در این دفتر ثبت شود ، به تناسب حجم کار و میزان فعالیت هر سازمان و نحوه نگهداری حساب انبار تغییر می کند .
دفاتر واردات انبار معمولاً حاوی اطلاعات زیر است :
1- شماره ردیف 2- تاریخ 3- منبع ورود کالا 4- واحد کالا 5- شماره سند رسیـد انبـار یا حواله انتقالی یا برگشتی کـالا 6- شماره نـوع کالا 7- واحد مقدار 8- بهای واحد 9- بهای کالا اعم از خریداری شده یا برگشتی
10- بهای کالای انتقالی از سایر انبارها 11- ارزش کالا و منبع کل واردات .
دفتر صادرات : دفتر صادرات انبار به ثبت اقلام صادره از انبار اختصاص دارد در این دفتر معمولاً اطلاعات زیر ثبت می شود :
1- شماره ردیف 2- تاریخ 3- درخواست کننده یا گیرنده کالا 4- نوع کالا 5- شماره درخواستها یا حواله انتقال 6- واحد مقدار 7- بهای واحد 8- مبلغ و ارزش کل کالا 9- جمع صادرات انبار 10- شماره نوع کالا ( کد ) .
دفتر راهنمای اقلام انبار : دفتر راهنمای اقلام انبار دفتری است که مورد استفاده مصرف کنندگان ، انبارداران ، مأمورین خرید و واحد حسابداری قرار می گیرد . این دفتر به منزله راهنمایی است که زبان مشترک بین واحدهای مختلف سازمان از نظر اقلام موجودیهای انبار به شمار می رود .
دفتر راهنمای اقلام انبار حاوی سه مطلب مهم زیر است :
1- نام و مشخصات کالا 2- واحد مصرفی 3- شماره کالا ( کد )
2- کارت انبار
یکی از فرمهایی که در ارائه اطلاعات مربوط به انبار نقش بسزایی دارد کارتهای مقوایی متحرکی بنام کارت انبار است . کارت انبار فرمی است چهارگوش برای ثبت کلیه نقل و انتقالات موجودیها در انبار . برای هر قلم کالا در انبار یک کارت تکمیل و صادر می شود و به مثابه شناسنامه آن کالا است . این کارت توسط انباردار یا واحد کنترل انبار تنظیم می شود و به جریان می افتد و کلیه اطلاعات مربوط به نقل و انتقالات کالا را در بردارد و در هر مقطع زمانی تعداد هر قلم جنس موجود در انبار را نشان می دهد . در این کارت مقدار کالای وارده یا صادره با ذکر تاریخ و شماره سند ورود یا خروج منعکس می شود . همچنین در هر کارت اطلاعاتی همچون نام و مشخصات فنی ، محل نگهداری ، واحد مصرفی کالا و نیز میزان حداقل ، حداکثر و نقطه سفارش پیش بینی شده برای سفارش آن کالا در محلهای مخصوص خود درج می شود . به مجموعه کارتهای انبار سیستم کاردکس انبار می گویند .
کارتهای انبار بر مبنای ضوابط طبقه بندی کالاها در انبار ، شماره گذاری و کد بندی و تنظیم می شود و مورد استفاده قرار می گیرد . به این ترتیب به وسیله کارت انبار می توان در هر زمان آگاهیهای لازم در مورد میزان دادوستد ، موجودی و سایر اطلاعات مربوط به هر یک از انواع کالاهای موجود در انبار را بدست آورد . این امر باعث می شود که امر کنترل و تحویل اجناس تسهیل شود و با مراجعه به کارت انبار می توان موجودی واقعی کالا را مشخص کرد و نوسانات مقدار وارده و صادره مربوط به آنرا مورد بررسی قرار داد . بنابراین به محض ورود و خروج کالا لازم است مراتب در کارت مربوط عمل شود ، به قسمی که همواره مقدار واقعی موجودی کالا در انبار با رقمی که در کارت نشان می دهد کاملاً مطابقت داشته باشد .
از اطلاعات کاردکس می توان میزان مصرف ماهانه و سالانه کالا را نیز به راحتی بدست آورد و برای برنامه ریزیی خریدهای عمده از آن استفاده کرد و در عین حال به ماههای پر مصرف کالا پی برد . بطور خلاصه استفاده از کاردکس دارای مزایای زیر است :
1- داشتن اطلاع از میزان موجودی هر کالا در اسرع زمان بدون نیازی به شمارش آن .
2- کسب اطلاع از نشانی محل کالا و در نتیجه سهولت در پیدا کردن کالا در قفسه های انبار .
3- کسب آگاهی از نقطه سفارش ، مقدار سفارش ، حداقل و حداکثر موجودی مربوط به هر کالا .
4- سهولت برقراری ارتباط با حسابداری .
5- سهولت ارائه آمارهای مورد نیاز در مورد انبار .
عنوان | صفحه |
| | |
| | |
پیشگفتار | 1 |
فصل اول : کلیات | |
تاریخچه شرکت | 2 |
انبارها | 3 |
کدینگ | 3 |
نحوه ورود و خروج کالا از انبار | 3 |
فرمهای مورد استفاده در انبارهای شرکت تجهیزات ایمنی راهها | 4 |
انبارگردانی | 5 |
| | |
فصل دوم : شناسایی انبار | |
مقدمه | 7 |
هدف و اهمیت انبارداری | 8 |
انبار و انواع آن | 10 |
انبارهای سازمانهای تولیدی و صنعتی | 13 |
موجودیهای انبار ( انواع انبار ) | 15 |
محل سازمانی و تشکیلات داخل انبار | 19 |
مشخصات انباردار | 20 |
اهم وظایف انباردار | 21 |
رعایت اصول ایمنی و حفاظت در انبار | 22 |
انبار اسقاط یا انبار لوازم فرسوده | 23 |
واحد کنترل انبار یا کنترل اقلام | 24 |
| | |
فصل سوم : طبقه بندی کالاها ، کدگذاری و تنظیم کالاها در انبار | |
طبقه بندی کالاها | 25 |
محاسن طبقه بندی کالاها | 25 |
خصوصیات طبقه بندی صحیح | 26 |
مبانی طبقه بندی کالاها | 26 |
کدگذاری کالاها | 27 |
ضرورت و شرایط کدگذاری | 28 |
خصوصیات یک نظام کدگذاری صحیح | 29 |
علل استفاده از نظام کدگذاری | 29 |
روشهای کدگذاری | 32 |
کدگذاری بر اساس طبقه بندی کالاها | 33 |
کد میله ای ( خط نما ) | 33 |
استقرار کالاها در انبار | 35 |
چیدن و استقرار کالاها در انبار | 35 |
استفاده از حداکثر فضای انبار | 36 |
وسایل کار در انبار | 38 |
نظامهای خروج کالا از انبار | 38 |
روشهای انبارکردن کالا | 40 |
| | |
فصل چهارم : نظام نظارت بر انبار | |
وسایل و ابزار نظارت بر عملیات انبار | 44 |
دفاتر انبار | 44 |
کارت انبار | 44 |
کاردکس حسابداری | 47 |
مهمترین کارتهای انبار | 48 |
طراحی نظام اطلاعاتی برای انبار | 53 |
نتایج حاصل از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی انبار | 54 |
وظایف اطلاعاتی انباردار | 55 |
طراحی فرمهای انبار | 55 |
نمودار حرکت فرمها | 56 |
تعریف فرم | 57 |
فرمهای مورد نیاز انبار | 58 |
گردش عملیات در سیستم تدارکات | 59 |
دریافت و صدور کالاها | 61 |
روشهای اجرای کار در انبار | 62 |
عملیات حسابداری خرید و انبار | 64 |
روشهای درخواست و دریافت کالا از انبار | 64 |
روشهای صدور و درخواست خرید و ورود کالا به انبار | 66 |
روش برگشت کالا به انبار | 67 |
| | |
فصل پنجم : نظام نظارت بر موجودی | |
استقرار نظام نظارت بر موجودی جنسی در سازمان | 68 |
هدف و فواید نظارت بر موجودی | 68 |
اهمیت و فواید نظام نظارت بر موجودی | 69 |
دسته بندی کالاهای مختلف | 70 |
ارزش یابی کالاها | 70 |
هزینه های مربوط به موجودی | 71 |
نظام موجودی صفر | 75 |
| | |
فصل ششم : شیوه های ریاضی نظارت بر موجودی | |
شیوه های ریاضی نظارت بر نظام موجودی | 77 |
عوامل مؤثر در تعیین موجودی | 80 |
انبارگردانی | 84 |
| | |
فصل هفتم : نحوه انبارگردانی در شرکت تجهیزات ایمنی راهها | |
مقدمه | 86 |
انبار | 86 |
تقسیم انبار | 86 |
سیستم انبار | 88 |
فرمهای مورد استفاده در انبار | 88 |
نحوه ورود جنس به انبار | 90 |
نحوه خروج جنس از انبار | 90 |
نحوه نگهداری موجودی حساب کالا در انبار | 90 |
کدینگ ( شماره کالاهای انبار ) | 91 |
حفاظت فیزیکی از انبار | 92 |
انبارگردانی | 92 |
جمع آوری برگه های شمارش | 92 |
لیستهای مغایرت | 92 |
نحوه انبارگردانی | 93 |
منابع و مأخذ | |
پیوست |