هفته اول
اداره ثبت اسناد و املاک یکی از بخش های پررفت و آمد و مهم دولتی است این مجموعه زیر نظر قوه قضائیه و دادگستری می باشد. روزانه افراد زیادی به این اداره مراجعه می کنند تا مالکیت خود را نسبت به ملک خود اعلام کنند. با توجه به این که در قرن 21 زندگی می کنیم وشاهد هستیم در اکثر کشورها تمامی سیستم های اداری مکانیزه شده اند ولی متأسفانه این بخش با وجود حجم بسیار بالای کار هنوز تقریباً به شیوه دستی و کاغذی اداره می شد.
هفته اول کارورزی من در قسمت ارجاع بخش املاک اداره ثبت گذشت. در این بخش ابتدا مراحل اداری طی شده و پس از آن اطلاعات وارد سیستم می شوند. در این مجموعه 14 نفر متصدی املاک داریم که هر کدام از این افراد با یک کد در نرم افزار مشخص می شوند مثلاً خانم x کد 1 و آقای y کد 2.
هنگامی که ارباب رجوع به قسمت املاک اداره ثبت مراجعه می کند در ابتدا به قسمت ارجاع راهنمایی می شود که اولاً ارباب رجوع باید مدارک خود را که دال بر مالکیت وی می باشد تحویل متصدی داده این مدارک شامل سند- بنچاق- مدارک محضر- تقسیم نامه صورت مجلس می باشد مسئول ارجاع پس از احراز مدارک شخص را به قسمت حسابداری ارجاع تا فیش را به مبلغ 2500 ریال به حساب ثبت واریز نماید سپس مدارک در پرونده جدید به همراه مدارک شخصی مثل فتوکپی شناسنامه ضمیمه شده بعداز این مرحله مسئول ارجاع دفتر املاک اداره ثبت اطلاعات پرونده را وارد سیستم می نماید.
این سیستم دارای یک نرم افزار است که توسط برنامه Access نوشته شده و شامل صفحه اصلی است که شکل آن را مشاهده می کنید.
صفحه اصلی این نرم افزار شامل 5 گزینه است:
1- ورود اطلاعات جدید
2- امور متصدی های اسناد
3- جستجو بر اساس
4- صفر کردم متصدی ها
5- خروج
توضیحات: 1- در قسمت وسط اطلاعات جدید هر ارباب رجوعی که مراجعه می کند و ما قصد ورود اطلاعات وی را داریم از این گزینه استفاده می کنیم و اطلاعات را ذخیره می نمائیم. ترتیب دادن اطلاعات در شکل زیر توضیح داده شده است.
این صفحه شامل: 1- کد ثبت 2- کد متصدی (از 1 تا 14 هر عدد مختص یک نفر متصدی) 3-تاریخ مراجعه ارباب رجوع 4- شماره سند 5- نام 6- نام خانوادگی 7- بخش 8- اصلی (از نظر پلاک ثبتی) 9- فرعی (از نظر پلاک ثبتی) نوع ملک (که مشاع یا آپارتمان) 10- تاریخ اخذ نتیجه (که از طرف رئیس اداره تعیین می شود) 11- تعداد سند (مثلاً آپارتمان به تعداد هر واحد یک سند داراست) این صفحه شامل چند گزینه و کلید دیگر نیز می باشد که : 1- ایجاد صفحه جدید 2- ثبت اطلاعات 3- پیش نویس چاپ 4- ارسال به چاپگر 5- جستجو 6- خروج
گزینه دوم در صفحه اصلی مربوط به امور متصدی های اسناد است.
این صفحه شامل: 1- کد متصدی 2- نام متصدی 3- فامیل متصدی می باشد که فقط برای ذخیره اطلاعات هر متصدی و در نهایت برای تهیه آمار در آخر هر ماه مورد استفاده قرار می گیرد.
گزینه چهارم در صفحه اصلی مربوط به جستجو بر اساس ..... می باشد که شامل: 1- فامیل (که بر اساس نام فامیل هر ارباب رجوع جستجو انجام می شود) 2- پلاک اصلی و فرعی (جستجو بر اساس پلاک ثبتی اصلی و فرعی انجام می شود) 3- آمار متصدی از تاریخ 4- چاپ بر اساس دستور خلاصه 5- بازگشت
گزینه پنجم در صفحه اصلی مربوط به صفر کردن متصدی هاست که مربوط است به آمارگیری در آخر هر ماه که توسط مسئول ارجاع انجام می شود. اطلاعات هر ارباب رجوع در سیستم ذخیره می شود و سپس توسط رئیس ثبت اسناد و املاک ناحیه تاریخ اخذ نتیجه تعیین می شود که حداکثر 15 روز کاری می باشد اطلاعات در روز اخذ نتیجه بر اساس نام فامیل یا شماره پلاک اصلی و فرعی جستجو می شود در نهایت پرینت گرفته شده و تحویل مراجعه کننده می شود. مدتی که من در این قسمت بودم به متصدی ارجاع در وارد کردن اطلاعات صفر کردن آمار و جستجوی مراجعین کمک می نمودم حدود 12 روز در این بخش مشغول به کار بودم.